Qual é o real sentido de agendar uma reunião? Na teoria mudar rotas, promover debates, organizar idéias, discutir tópicos, estipular metas, estabelecer diretrizes e enfim... poderia te dar uma dúzia de temas ou pautas de uma reunião, esse não é o ponto.
Uma reunião precisa ter um bom motivo em primeiro lugar, se você tem dúvidas se tem um bom motivo para agendar uma ai vai uma dica: o que de fato vou conseguir de forma efetiva realizar a partir dessa reunião? Se você não conseguiu responder essa questão sua reunião é desnecessária. Isso posto podemos seguir adiante pensando agora na eficiência e no aproveitamento dos participantes já que agora você já tem um motivo justificável.
Para um resultado mais significativo e a participação de todos o ideal é antecipar a pauta da reunião e pedir aos participantes que anotem suas idéias ou sugestões e as envie por e-mail. Assim você pode antecipar essas opiniões e ir direto ao ponto central sem desperdício de tempo e distrações.
Por exemplo: se você promoveu uma reunião para falar de formas diferentes de prospectar clientes para aumento de carteira de uma empresa. O ideal é que você informe a pauta a sua equipe comercial e peça sugestões antecipadas para que você consiga presidir uma reunião quem sabe até com um plano de ação com base no que receber - acreditem isso acontece muitas vezes.
As pessoas virão com uma motivação diferente e por consequência você conseguirá resultados bem melhores ao invés de começar uma discussão do zero. Você já terá uma base sólida para encontrar a solução que precisa.
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